fbpx
1. START MØDERNE TIL DEN AFTALTE TID

Der er kun én måde at få møder til at begynde til den aftalte tid – det er ved at begynde til tiden.

Bliver det normen, at mødestart som udgangspunkt er forsinket, vil det nemt skabe en kultur, hvor alle kommer dryssende. Ved faste møder kan man godt forvente og praktisere en stram mødekultur. Det handler om vaner, og derfor skal deltagerne vænne sig til at komme til tiden, og at mødet faktisk starter til tiden.

Ved ad hoc møder kan man tillade sig at være lidt mere rummelig i forhold til mødetider end ved faste møder – specielt hvis der er eksterne deltagere med til mødet.

 

Tips og tricks

  • Start med dig selv – kom selv lidt før mødestart.
  • Forpligt hinanden til at starte til tiden. Aftal, at I starter til tiden på næste møde – og gør det!
  • Hav tillid til, at det ikke er med vilje, at deltagerne kommer for sent. Læg dog mærke til ”dryssende mødedeltagere”. Bed dem komme til tiden næste gang. Er det kendt viden (og en varm kartoffel), at de samme deltagere kommer for sent igen og igen, kan en høflig konfrontation en-til-en efter mødet være det, der skal til for at ændre adfærden.
  • Aftal at starte mødet 5 minutter over hel, så deltagerne kan nå frem til tiden.
  • Tænk over planlægningen af mødet – er der gode grunde til, at deltagerne kommer for sent?
  • Angrib problemet med humor. Lav en konkurrence, hvor 3 x afdelingsmøde, som starter til tiden, udløser flødeboller på husets regning eller 3 x for sent koster kage.
  • Sæt et vigtigt punkt på agendaen som det første eller start med noget ”sjovt”, så man får en fornemmelse af at gå glip af noget, hvis man ikke kommer til tiden.
  • Er der brug for, at mødet starter med udveksling af nyheder, og hvad mødedeltagerne har oplevet siden sidst, så gør det til en del af mødet. Lad det foregå indenfor et aftalt tidsrum og fremgå af agendaens tidsplan.
  • Definer jeres spilleregler i forhold til, hvordan I ønsker, det skal være med jeres mødedisciplin.

Inspiration og værktøjer

  • Gå et spadestik dybere og find ud af, hvorfor I ikke starter til tiden. Brug en 5 x hvorfor analyse til at finde ind til årsagerne.
2. NÆRVÆR PÅ MØDER

Du bliver aldrig lige så interessant, som en mobiltelefon der ringer.

Der findes ikke noget mere trættende en møder, hvor du føler, du spilder tiden, og ofte hænger det sammen med nærværet. Bruger deltagerne tiden koncentreret på mødet, eller har alle gang i alt mulig andet?

Telefoner tager på et splitsekund fokus og fjerner nærværet, hvis deltagerne sidder og kigger efter mails eller tjekker opkald. Derfor bør telefoner ikke være med på møder, medmindre det er meget vigtigt.

Computere og IPads skaber også uro i lokalet, men har selvfølgelig sine fordele ift. notater og referatskrivning. Som udgangspunkt giver det mere fokuserede og dynamiske møder, hvis ikke deltagerne sidder bag en skærm eller har fokus på IPad’en.

Større præsentationer på PowerPoint skal også bruges med varsomhed. De ender nemt som monologer, med alles øjne rettet mod skærmen. Vær opmærksom på at tilskynde til dialog og bruge tiden på de vigtige diskussioner og beslutninger, I skal træffe.

Maratonmøder er en anden sikker vej til at fjerne nærværet på møderne. Sørg for, at møderne er så korte som muligt og helst varer under en time. Hvis det ikke kan undgås at holde lange møder, så læg pauser ind i møderne.

 

Tips og tricks

  • Lav spilleregner omkring brug af teknologi på møderne. Er der virkelig brug for at medbringe telefon og computer på møderne?
  • Aftal mobil og mailpauser på længerevarende møder?
  • Send PowerPoint og andre længere præsentationer ud på forhånd.
  • Overvej om din PowerPoint blot er en videreformidling af information, eller det virkelig er nødvendigt at gennemgå den på mødet.
  • Stil spørgsmål og involvér alle undervejs. Det inspirerer deltagerne til deltagelse og skaber nærvær.
  • Vis forståelse og støt deltagerne. Det skaber ejerskab til diskussioner og resultater.
3. GODE REFERATER

En dygtig referent kan redde et dårligt møde.

Referatet fra et møde er dokumentationen, som sikrer, at alle ved, hvad de skal gøre, indtil næste møde.

Det er ofte op til referenten at bestemme, hvordan referatet skal udarbejdes. Det sker pr. automatik frem for, at der træffes et bevidst valg om, hvad referatet skal bruges til.

  • Skal referatet informere om, hvad der er sket på mødet?
  • Skal referatet dokumentere beslutninger, udtalelser og kunne fungere som juridisk dokumentation?
  • Skal referatet fungere som grundlag for det videre arbejde – til at sikre handling?

 

Tips og tricks

  • Overvej formålet med mødet og formålet med referatet. Beslut, om der skal laves et beslutningsreferat, diskussionsreferat eller et ordret referat.
  • Gør referatet så kort som muligt. Det sparer tid for såvel referent som læsere. Som regel er der kun brug for at få gengivet de vigtigste aftaler og beslutninger.
  • Dagsordenen kan fungere som dispositionen til referatet. Udnyt det og saml dagsorden og referat i ét.
  • Overvej andre typer af referater end det skrevne. Billedreferater er ofte nemmere at huske og hurtige at lave. Tag billeder af plancher mv. fra mødet, og brug det som referat, eller supplér referatet med billederne.
  • Involver mødedeltagerne i at tegne mødets beslutninger. Det er en sjov gimmick, som kan være med til at lagre budskabet i processen. Tegningerne kan efterfølgende hænges op et centralt sted.
  • Sæt tid af i din kalender til at skrive referatet straks efter mødet.
  • Dokumentér mødet undervejs, så referatet er færdigt, når mødet er færdigt.
  • Udsend gerne referatet umiddelbart efter mødet og senest 3 dage efter mødet. Referater er letfordærvelige og kan ikke holde sig.
  • Brug en fast skabelon til referater. Det er effektivt for såvel referent som læser.
4. ALLE VED HVAD DER SKAL KOMME UD AF MØDET

For de fleste møder gælder, at det står rimeligt klart, hvad der skal tales om, men ikke hvad der skal komme ud af mødet.

På de fleste møder er der en dagsorden, som fortæller hvilke punkter, der skal behandles på mødet. Men de få overskriftsagtige formuleringer i dagsorden vil sjældent udtrykke, hvad vi skal under punktet.

Ved at præcisere hvilke forventninger, der er til deltagerne under de enkelte punkter, vil det lette forberedelsen og højne udbyttet af mødet. Det giver ikke værdi at forberede sig på at træffe en beslutning, der allerede er truffet.

Det handler om at skabe gode løsninger på kortest mulig tid og samtidig sikre, at deltagerne er med til at skabe løsningen. På den måde understøttes ejerskab og dermed deltagernes engagement ift. at handle på mødets beslutninger.

Undervejs kan der komme nye relevante input. Vær åben overfor dem, men når der skal samles op, er det vigtigt at reducere og forenkle og ikke starte en proces, der lukker op for en ny debat.

 

Tips og tricks

  • Skriv i dagsordenen under hvert punkt, hvad der skal ske under punktet. Er det en beslutning om at gå videre, er det en gensidig orientering, er det en godkendelse, eller?
  • Start mødet med at ridse dagsordenen op og spørg til, om den er dækkende. Vær bevidst om, hvad I skal udrette under hvert punkt, og hvad I skal nå frem til. Er det en beslutning, skal I være enige eller?
  • Konkluder løbende i forhold til hvad der skal komme ud af punktet. Er det en beslutning, så rids op, hvad beslutningen er, hvem der skal handle på den, og hvornår og hvordan I følger op.
  • Brug deltagernes ord i opsamlingen. På den måde signalerer man, at man har forstået deltagerne, hvilket fremmer deltagernes ejerskab. Vær i den forbindelse bevidst om, at I tager afsæt i, hvad der skulle komme ud af mødet.
  • Tilføj en ”hvad skal vi udrette kolonne” til dagsordenen.
5. ANERKENDENDE FEEDBACK

Der er altid noget der virker – det er det, vi skal bygge videre på.

Anerkendende feedback handler om at få samstemt en tilbagemelding, så modtager bliver anerkendt og samtidig får noget, som er reelt brugbart. Det giver mulighed for at vokse og opnå faglig og personlig udvikling.

Bevidst brug af feedback på møder kan være en vigtig løftestang for at gøre møderne bedre og samtidig gøre det psykiske arbejdsmiljø bedre.

 

Tips og tricks

  • Aftal, når I er i gang med at give feedback.

 

Når du giver feedback

  • Vær konkret. Konkrete eksempler gør det lettere er det for modtageren at forholde sig til det feedbacken.
  • Vær fremadrettet. Fortæl, hvad modtageren kan gøre næste gang. Giv modtageren noget at arbejde henimod og ikke at se tilbage på. Det kaldes også feedforward.
  • Vær forstående og anerkendende. Vis sympati og interesse for modtageren.
  • Fokusér på adfærd og bliv på egen banehalvdel. Tag afsæt i ”Du sagde/du gjorde…” i stedet for ”du er…”.
  • Brug jeg-form i modsætning til du-form. Tag afsæt i egen oplevelse af situationen som”Jeg blev lidt forvirret” i stedet for ”Du gør mig forvirret”.

 

Når du modtager feedback

  • Husk at feedback er en mulighed for at åbne for nye erkendelser og handlemuligheder. Tænk feedback som en udviklingsmulighed.
  • Lyt åbent til, hvad der bliver sagt. Det er ikke nødvendigt for dig som modtager at forklare noget. Du bestemmer selv, hvor meget af feedbacken du kan og vil bruge.
  • Spørg ind så du er sikker på, hvad der menes.
  • Anerkend kritik, også selvom du ikke er helt enig.
6. BEDRE STEMNING PÅ MØDERNE

Grupper harmonerer følelser på mindre end to timer, og allerede efter få minutter begynder vi at smitte hinanden med vores humør.

Stemning og energi har en afgørende betydning for udbyttet af et møde. Vi påvirker hinanden. og forventninger er ofte selvopfyldende.

Bevægelse

Når vi har siddet stille i 10 minutter, begynder kroppen at blive træt, og det går ud over koncentrationen. Fysisk aktivitet skærper opmærksomheden, så vi husker og lærer mere – og energiniveauet og stemning vil automatisk blive løftet.

Kunsten er at få de fysiske aktiviteter til at passe ind i mødets flow, så de understøtter programmet og ikke bliver styrende eller forstyrrende for mødets formål og indhold.

Humor

Den nemmeste måde at skabe en god stemning på er måske et godt grin. Det handler om, at humoren frigiver en masse livsglæde og samtidig træner hjernen i at bryde vanetænkning og kombinere viden på nye måder.

 

Tips og tricks

  • Hvis du ønsker at påvirke andres følelser i positiv retning, skal du være opmærksom på at komme med en energi, der svarer til deltagernes og så lidt til. Ikke overgearet, men lad din energi smitte deltagerne.
  • Tænk over lokalet, og hvordan det påvirker stemningen. Forbered lokalet til mødet. Virkemidler som musik kan påvirke stemningen i positiv retning. Modsat kan et rodet lokale påvirke drænende for energien.
  • Få bevægelser ind i mødet.
    Stå op og stræk jer, hold pauser, gå en tur, skift plads undervejs, varier mødet – sid, stå, gå eller lig (den sidste er for de modige og egner sig nok kun til særlige typer møder, hvor der skal tænkes ud af boksen).
  • Lad der aldrig gå mere end 12-14 minutter uden deltagerinvolvering. Går der længere tid, hører vi ikke noget…
  • Find et passende filmklip på nettet, som kan give et godt grin.
  • Lav en lille leg, som får jer til at grine sammen, og som passer til emnet.

 

Inspiration og værktøjer

  • Find ideer til sjove filmklip på internettet.
7. DIGITALE MØDER

Internettet er kommet for at blive.

Med digitale møder forstås møder, hvor deltagerne ikke sidder i samme lokale, men kan se og høre hinanden ved hjælp af IT-udstyr. Mange alle har sikkert prøvet at holde møder via ”Skype” eller via ”Teams” applikationen.

Den åbenlyse fordel ved digitale møder er, at man sparer den tid og de ressourcer, som mødedeltagerne bruger på at transportere sig til det sted, hvor et møde afholdes.

Digitale møder kan indkaldes og afvikles hurtigt, og er velegnede til f.eks. møder af afstemmende eller orienterende karakter.

Til gengæld anbefales det ikke at bruge digitale møder til længere møder og møder af mere udviklingsmæssig karakter.

 

Tips og tricks

  • Hvis du er den eneste mødedeltager på den samme fysiske placering, anbefales det at anvende headsæt. Det er tilstrækkeligt med et simpelt webcam, og du kan fint anvende et, som er integreret i en bærbar computer.
  • Hvis I sidder flere i samme lokale, som skal mødes med en eller flere i et andet lokale, kræver det udstyr med en god mikrofon, gode højttalere og et webcam, som kan dække et bredere område.
  • Italesæt nogle af de svære ting, som skal læres ved denne mødeform. F.eks.
    • Det kan være svært at styre mødet.
    • Den ”hurtige” får mere indflydelse end knap så hurtige deltagere.
    • Det er svært at fornemme stemningen på mødet.
  • Lav en evaluering i slutningen af dit digitale møde.
  • Brug den fornødne tid til at sætte dig ind i værktøjet, som din organisation bruger til digitale møder. Der vil ofte være en række værktøjer som kan hjælpe dig. F.eks. til evaluering af mødet.
8. EVALUERING AF MØDER

Tag aldrig modet fra dem, der prøver at lave forbedringer – uanset hvor langsomt det går.

Løbende evaluering af møderne er en måde at holde tråd i, hvordan møderne udvikler sig.

Evalueringerne er med til at fastholde fokus på løbende forbedringer af møderne.

Som alle andre ting, har møder det med at udvikle sig helt uden, vi synes, vi gør noget. Der opstår en mødekultur, som får sit eget liv, hvis ikke de styres. Og det gøres bedst ved at evaluere, om vi er tilfredse med tingenes tilstand.

 

Tips og tricks

  • Sæt tid af på mødet til evaluering.
  • Undlad at invitere til kritiske bemærkninger, hvis der kun er få minutter tilbage af et møde. Kritik sætter følelser i gang, og der skal være tid til at behandle dem.
  • Tænk over, hvordan I evaluerer og giver feedback – husk de 3 K’er (kærlig, konstruktiv og konkret).
  • Sørg for, at resultaterne af evalueringerne faktisk bliver omsat til de ønskede forandringer, ellers mister evalueringen sin troværdighed og relevans.
  • Invitér en udefrakommende til at give feedback på jeres møder.
9. FORSTÅ HINANDENS UDFORDRINGER

Stil dig selv spørgsmålet – ”Var jeg en af dem, der gjorde mødet bedre?”

Jo flere deltagere, der er på et møde, jo mindre relevant vil de ofte opleve mødet. Den, der indkalder til et møde, vil gerne have opbakning og ejerskab fra deltagerne og forelægge dem aktuelle sager, som de skal involvere sig i.

Men vi er forskellige. Ledere, der går til mange møder, vil ofte foretrække korte og effektive møder, så de nå deres arbejde. Det kan også gælde medarbejdere, men her kan involverende processer være afgørende for, at medarbejderne føler sig set, hørt og forstået og dermed anerkendt. Vær bevist om deltagernes forventninger ift. involvering.

Vi møder op, når vi bliver indkaldt til et møde. Det føler vi os forpligtet til. Overvej hvad det ville betyde, hvis deltagerne ikke havde mødepligt, men kun skulle deltage på frivillig basis. Så kan den enkelte deltager selv vurdere, om mødet giver værdi, svarerende til den tid, mødet tager. Ville mødelokalet så være helt tomt? Det vil bestemt udfordre den, der indkalder, til at være interessant.

Forståelser for hinandens udfordringer handler også om, at vi får taget det vigtige op. Vær ikke konfliktsky, men tag tingene op på en konstruktiv måde, uden at deltagerne føler sig nedgjort.

Tips og tricks

  • Hvis tid er jeres udfordring, så overvej færre og kortere møder.
  • Overvej hvem, der er nødvendige deltagere, og hvem, der kan deltage på frivillig basis. Tænk over, om du ville komme til dit eget møde, hvis det var frivilligt?
  • Gør indskærpelser konstruktive. Hvis noget ikke bliver gjort, så spørg ind til, hvad det er, der gør det svært at nå?
    Bed deltagerne komme med gode eksempler på, hvordan det kan løses. Spørg efter tips til bedre praksis. Hvordan kan opgaven gøres let og anerkend dem, der lykkes.
10. FÆRRE MØDER

Ledere bruger op til 80 pct. af deres tid på møder.

Vi vælger ofte at mødes, når vi har brug for ”noget” fra hinanden. Det kan f.eks. være information, beslutninger, viden eller nye ideer.

Overvej om det rigtige valg er et møde – kunne det ”noget”, der er brug for, findes uden, vi behøver at mødes?

Møder er dyre, og alle vil gerne have mere tid til kerneopgaven til gavn for vores kunder/borgere.

Tips og tricks

  • Når du indkalder til et møde – vurdér om det er nødvendigt, eller om værdien af mødet kan fremskaffes på en anden måde.
  • Nedbring antallet af møder med 25 % (eller 10 pct.). Evaluer, om I faktisk opnår samme værdi som før?
  • Vurdér kritisk, hvem der er med til mødet. Kunne der i gennemsnit være 1 deltager mindre med til jeres møder?
  • Vurdér, om det giver værdi, når du siger ja til et møde. Spørg ind til, hvorfor du er indkaldt, og overvej, om du bruger din tid bedre ved ikke at deltage. (Husk at tænke på den samlede værdi og ikke bare din egen).
  • Prøv at regne på, hvad jeres møde koster?
  • Lav en analyse af, hvor mange møder du har været til i en 14 dages periode – og vurder værdien af dem. Overvej om der var møder, du med fordel kunne have undværet.
11. FØLG OP PÅ MØDETS BESLUTNINGER

Det der sker mellem møderne, er det vigtigste for gode møder.

Der er en tommelfingerregel, som siger:

”Hver gang der bruges en 1 time på at forberede, klargøre og formidle en beslutning, så skal der bruges 4 timer på at implementere den (følge op)”.  Så husk tiden til opfølgning på beslutninger er lige som saftevand. Det skal blandes i forholdet 1 til 4.

Første skridt i forhold til at sikre opfølgning er, at beslutningerne bliver husket. Derfor skal der være et referat eller anden dokumentation, som fastholder de beslutninger, der er truffet.

Tips og tricks

  • Sørg for, at de væsentlige beslutninger er dokumenteret senest 3 dage efter mødet og helst lige efter eller i forlængelse af mødet.
  • Husk deadline og tovholder. Hvis 2 skal dele en opgave, er der en tendens til de får 30 procent hver. Resten falder nemt ned mellem stolene.
  • Følg altid op senest 14 dage efter et møde, ellers vil alt være glemt. Følg op flere gange.
  • Hav et positivt udgangspunkt, når du følger op. Gå ud fra, at jeres aftaler gælder, og beslutningen er ført ud i livet som aftalt. Det handler om at sikre en deadline-kultur, hvor alle selvfølgelig overholder det, de har lovet til den aftalte tid.
  • Sæt ikke nyt i gang, før I er i mål med det i allerede har aftalt at lave.
  • Brug nysgerrighed og spørgsmål: ”Jeg er nysgerrig efter at høre, hvordan det går”, ”Hvad er næste skridt?” ”Hvem kan hjælpe med det her?”
  • Gør opfølgning til en del af dagsordenen på jeres møder.
  • Sæt tid af til implementering af jeres beslutninger.
  • Lav en implementeringsplan. Husk formål, hvad skal gøres, hvad er den nuværende situation, hvad er den ønskede situation, hvem gør hvad hvornår, hvad er succeskriteriet, og hvornår evaluerer vi.
12. BEDRE FACILITERING AF MØDER

Facilitering er kunsten at gøre det let for en forsamlet gruppe at udrette det, de ønsker.

Facilitering handler om mødeprocessen og kommer af latin facilis: ”gørbart” eller ”let at gøre”. Det handler om at involvere mødedeltagerne og fokusere på at gøre det let for dem at opnå de resultater, de ønsker.

Facilitering af møder er et komplekst område, som blandt andet handler om at sikre:

  • At formålet med mødet er klart for alle.
  • At tiden anvendes effektivt.
  • At tiden anvendes til de vigtigste emner.
  • At mødedeltagernes viden bringes i spil.
  • At deltagerne får ejerskab for møderesultatet og derigennem sikrer handling og implementering.
  • At resultatet af mødet dokumenteres og ikke fortaber sig i det uvisse.
  • At finde en form, som er involverende for deltagerne.

Tips og tricks

  • Inviter en ekstern facilitator til møderne. Hvis alle mødedeltagere har interesse i indholdet på et møde, så overvej at få en anden til at facilitere mødet.
  • Uddan en eller flere facilitatorer, som kan varetage faciliteringen af større/vigtige møder. Facilitering er et håndværk, hvor en lang række metoder og teknikker kan sættes i spil.
  • Nedton egne synspunkter og ideer og sørg for, at alle mødedeltagere føler sig set, hørt og forstået.
  • Lav variation i møderne, så der skabes energi og flow frem mod de ønskede mål.
  • Gør resultater synlige, så alle bevarer overblikket undervejs.
  • Støt deltagerne i at emnerne bliver undersøgt fordomsfrit og kvalificeret.
  • Lav en icebreaker, så mødet bliver åbnet med stil.
  • Saml op og luk mødet med stil.
13. GOD ENERGI PÅ MØDET

Der findes møder, som ikke bliver kritiseret, fordi man ikke kan gabe og kritisere på samme tid.

Vores møder påvirkes af den energi, vi kommer med til mødet. Er stemningen i top, eller møder vi op som om, vi skulle til at rydde op i kælderen på en dag, vi skulle til stranden?

Vores måde at tale og tænke om mødet på og vores kropssprog er med til at konstruere den virkelighed, vi oplever.

Husk:

  • Der er altid noget, der virker – det er det, vi skal bygge videre på.
  • Det, vi fokuserer på, bliver vores virkelighed.
  • Vores muligheder bestemmes ikke blot af fortiden, men også af vores forestillinger om fremtiden.
  • Det er vigtigt at anerkende problemer, men endnu vigtigere at udforske drømme og ønsker med henblik på at gøre dem til virkelighed.
  • Gennem sproget kan vi tale hinanden ”op” eller ”ned”.

Tips og tricks

  • Vend fokus mod det, der virker. Hvor vil vi gerne hen, og hvad vil vi gerne opnå?
  • Husk dit eget kropssprog – det smitter også.
  • Brug humor – det er en af de mest direkte veje til at skabe energi på mødet.
  • Læg bevægelse ind i mødet. Det giver energi og vi husker og lærer mere.
  • Lav en analyse af, hvor energien er i jeres møder/og måske hvor den mangler.
  • Lav en liste over de ting, som tapper jer for energi på møderne.
  • Hvad skal der til for at fjerne det, der suger alt energien? – gør det…
14. GØRE MØDERNE KORTERE

Livet er for kort til lange møder.

Gode møder er effektive. Den nemmeste måde at høste gevinster på, er at kigge på mødets længde. Skaber mødet værdi i forhold til den tid, der bruges på det?  Kan vi gøre møderne kortere og alligevel nå det, vi gerne vil?

Det handler om at finde en form, hvor formål, emnevalg, metode, disponering af tid, deltagerkreds og selve mødet går op i en højere enhed.

Møderne kan gøres kortere når:

  • Den ansvarlige har gennemtænkt mødet.
  • Der er en motiverende indkaldelse med et reelt billede af mødet.
  • Deltagerne ved, hvad de skal forberede, og de gør det.
  • Mødet faciliteres med fast og kærlig hånd.

Tips og tricks

  • Planlæg jeres møder så de bliver kortere – skær en ½ time eller 15 minutter af alle jeres møder – evaluer, om I når det samme, og om kvaliteten er i orden.
  • Undersøg, om der er tidsrøvere på jeres møder.
  • Sæt tid på det enkelte punkt på dagsordenen – hvor lang tid vil I bruge på det, og hold så tiden.
  • Vær kritisk i forhold til mængden af forberedelsespapirer – kan de halveres?
  • Fang tidsrøvere i gerningsøjeblikket – sig til hvis I oplever, at I spilder tiden.
  • Overvej opsætningen i Outlook. Er opsætningen styrende for, hvor lang tid jeres møder varer, og hvem I indkalder til møderne?

 

15. HOLD JER TIL DAGSORDENEN

Mennesker kan ikke multitaske – og de fleste skal bruge meget metal energi på at skifte mellem to emner

Det er en kunst at holde sig til dagsordenen under et møde. Følelser, interesser, engagement og kæpheste kan nemt spille ind, så indholdet på mødet flytter sig fra den oprindelige dagsorden.

Dagsordenen er planen for, hvad der skal ske på mødet, men møder er også læring og følger de samme spilleregler, som gælder i andre sammenhænge. Hvis det viser sig, at dagsordenen ikke længere er aktuel, så husk, den er din tjener ikke din herre. Det giver ikke mening at bruge tid på punkter, som ingen synes giver værdi eller mening.

Tips og tricks

  • Vurdér, om de emner, der er på dagsordenen, giver udfordringer og håndtér dem på forhånd. Spørg vigtige interessenter om deres holdninger til emnet inden mødet.
  • Overvej, hvordan de enkelte emner på dagsordenen skal behandles, så der er fremdrift og bevægelse på mødet.
  • Få accept af dagsordenen og hvad, der skal og kan nås på mødet.
  • Uddeleger ansvaret for mødet på flere hænder. Bed deltagerne tage en rolle som tidsstyrer, skriver eller ”Guardian Angel”, der holder formålet for øje.
  • Oplist evt. møderegler i starten af mødet sammen med deltagerne.
  • Tag initiativ til strukturering og konklusioner undervejs, så de enkelte dagsordenpunkter bliver lukket.
  • Opsummér løbende. Brug gerne flipover eller anden måde at gøre opsummeringen synlig. Det giver overblik og bevægelse i mødet, når alle ved hvor langt, I er nået.
  • Lav en parkeringsplads til emner, der er væsentlige, men blokerer for mødets fremdrift. Det kan gøres helt simpelt ved at tegne et P-skilt på tavlen eller flipoveren inden mødestart.
16. HÅNDTERING AF FORSKELLIGHEDER PÅ VORES MØDER

Der ikke noget så irriterende som 2 mennesker, der taler sammen, mens du prøver at afbryde.

Hvis deltagerne kender og respekterer hinanden, kan det højne kvaliteten af møderne.

Nogen taler altid i detaljer og facts, andre i billeder og muligheder. Nogen er optaget af proces og relationer, mens andre taler om deadlines og resultater.

Der er typer, som brainstormer ved enhver lejlighed og deler alle mellemresultater med deres omgivelser og andre, der har brug for at tænke sig om, før de udtaler sig om noget som helst.

Tips og tricks

  • Respekter og anerkend jeres forskelligheder og udnyt dem til at få alle perspektiver med.
  • Sørg for at alle kommer på banen. Bed om alles bidrag.
  • Brems de meget talende, hvis de ikke bidrager med noget nyt eller værdiskabende for mødet.
  • Er der udfordringer med kommunikationen på møderne, så tag det op og få deltagerne til at melde ud, hvordan de oplever kommunikationen.
  • Prøv at opdele de forskellige elementer i en gennemgang af et punkt.
    Præsentation, Punktets ejer præsenterer punktet
    Åbning, Alle giver deres mening til kende på skift
    Dialog, Alle kommenterer på de indlæg, der kom under åbningen
    Konklusion, Mødelederen konkluderer.

    Tilføj eventuelt Kobling efter Dialog, hvor deltagerne skal ”koble” sig på indlægget og bygge videre på det der allerede er sagt.

17. INVOLVERING AF MØDEDELTAGERNE

Mening oplever man, når man træder i relation med andre mennesker og yder sit bidrag til, at helheden fungerer. 

Det er hensigtsmæssigt at bruge mødedeltagernes kompetencer, idéer og input, når de bruger tid på mødet. Det burde være logik for perlehøns, men det er ikke alle, som bringer sig selv i spil, hvis de ikke bliver opfordret til det.

Mødedeltagere kan sagtens sidde inde med den helt rigtige idé, vigtig viden eller holdninger, som er afgørende for mødet, uden det kommer frem. De synes ikke de skal ”føre sig frem”, eller de synes, at andre mødedeltagere fører sig ”rigeligt frem”, og så holder de sig tilbage.

Tips og tricks

  • Tilrettelæg mødeprocessen, så alle får lejlighed for at komme til orde.
  • Skab fælles synlighed ved at tegne eller skrive ned under vejs – det skaber overblik.
  • Aftal spilleregler, så alle kommer på banen.
  • Husk i opsamlingen at:
    Vurdere hvad I er enige om, og hvor I eventuelt er uenige.
    Bestem synspunkternes styrke – vær på vagt over for meningsændringer.
    Saml op på delkonklusioner.
    Husk vigtigheden I, at alle forstår og finder konklusionerne attraktive.
18. PROAKTIV TILGANG TIL MØDER

Vi har friheden til at vælge, og i sidste ende er vi ansvarlige for vores valg.

Proaktive tilgang til møder er, hvor vi er bevidste om vores frihed til at vælge vores reaktion på de påvirkninger, vi bliver udsat for.

Fokuser energien derhen, hvor I har indflydelse. Der vil altid være elementer, som kan have mødedeltagernes interesse, men som ligger uden for det område, der kan gøres noget ved på mødet. Fokuserer I på det, der ligger uden for jeres indflydelse, vil det få karakter af brok og typisk skabe en negativ mismodig stemning på mødet.

Vi mennesker skaber vores samspil med andre ud fra paradigmer eller mentale landkort, som er vokset frem gennem erfaring og træning.

Vær opmærksom på, at andre har andre erfaringer og derfor oplever mødet fra et andet perspektiv.

Tips og tricks

  • Lyt til jeres sprog. Brug proaktive vendinger som jeg vælger, jeg foretrækker og jeg vil. Vær obs. på reaktive vendinger som Sådan er det bare, der er ikke noget jeg kan gøre, hvis bare…
  • Vær bevidst om, at et følelsesudbrud er dit valg, og at de meget nemt kommer til at stå i vejen for et optimalt mødeforløb.
  • Brug energien der, hvor I har indflydelse.
  • Tænk ud af boksen, og forstil jer de alternative muligheder, I har.
  • Vær opmærksomme på, at I altid kan vælge en anden udvej.
  • Husk, at den måde I gør tingene på nu, har været den bedste løsning, indtil I nu laver en ny og bedre løsning.
  • Vær nysgerrig på hinandens paradigmer. Hvis I er uenige, så vær nysgerrig på hinandens forståelser. Det er meget ofte, at uenighed handler om, at verden ses fra forskellige perspektiver/paradigmer.
19. SKAB VÆRDI FOR ”KUNDERNE” PÅ MØDERNE

Vi vil gøre det, vi er gode til og gøre det endnu bedre og mere.

Vores eksistensberettigelse er, at vi løser vores kerneopgave til gavn for vores kunder. Derfor bør effekten af møderne også kunne mærkes og ses af kunderne uanset om vores kerneydelse er for borgere i en kommune eller vi har kunder, som køber vores produkter. Vores indflydelse og værdi øges og vores kunder vil vælge os, når vi holder det, vi lover.

Hvis et mål om tilfredse kunder skal være mere end bare snak, skal det være en del af vores mødekultur, at vi har fokus på at styrke tilfredsheden hos dem, vi løser vores kerneopgave for.

Tips og tricks

  • Sæt kunderne/borgerne på dagsordenen møderne.
  • Overvej, hvad de punkter, der er på dagsordenen, betyder for jeres kunder/borgere.
  • Udpeg en ”kundeambassadør” på møderne, som har til opgave at bringe kundeperspektivet ind i alle punkter.
  • Overvej, hvor I bruger tiden på jeres møder – er det vigtige ”skal”-opgaver eller knap så vigtige ”kan”-opgaver, der fylder?
  • Vurdér, om der er en sammenhæng mellem den tid, I bruger på punkterne, og punkternes vigtighed.
20. SPARRING

I modsætning til lagkage får du ikke mindre men mere, hvis du deler viden med andre.

Et af de vigtigste formål på mange møder er at dele og skabe viden. Der er brug for at dele erfaringer og faglig viden med kolleger.

En af udfordringerne med viden er, at det ikke bliver brugbart, blot fordi det er tilgængeligt. Det skal bearbejdes og slå rødder. Vær opmærksom på, hvordan I lytter og giver feedback.

Tips og tricks

  • Find områder, hvor I kan løse konkrete opgaver sammen. Prøv det af og del jeres erfaringer med de andre på et efterfølgende møde.
  • Medbring en reel case på jeres møde, og få andres bud på, hvordan de vil løse opgaven. På den måde får I et fælles billede at ”best practice”.
  • Giv anerkendende feedback som bringer jer videre. Husk de 3 K’er. Er din feedback konkret, konstruktiv og kærlig?
  • Fokusér på det, som I kan udvikle til næste møde, eller det, som kan være løsningen på jeres opgaver/udfordringer.
  • Husk at aftale, hvordan I kan bruge hinandens viden og erfaringer efterfølgende.
  • Fortæl den gode historie.
21. TEMPOET PÅ MØDET

En opgave tager den tid, der er til rådighed til dens udførelse.

Hvis et møde går for langsomt, vil deltagerne melde sig ud af mødet og føle, at de spilder tiden. Går det for hurtigt, vil deltagerne have en oplevelse af, at vigtige emner og beslutninger bliver truffet hen over hovedet på dem.

Det handler om at ramme det tempo, hvor mødet har et tilpas flow, så energien stimulere deltagernes opmærksomhed.

Tips og tricks

  • Sæt tid på det enkelte punkt på dagsordenen – på den måde holder I tempoet og energien i mødet.
  • Styr ikke samtalen, hvis den styrer sig selv. Lav så få indgreb som muligt.
  • Stands længere diskussioner mellem 2 deltagere. Bed evt. om et 3. perspektiv, eller bed dem konkret holde sig lidt tilbage.
  • Lav timeouts, hvor I beder hver enkelt vurdere, om de er med eller faldet ud.
  • Spørg hvor deltagerne er, hvis de sidder og snakker, mens en anden taler.
  • Kommentér hvis en deltager laver noget, der ikke vedrører mødet – overvej i fællesskab, om det har noget med tempoet at gøre.
  • Lav evt. korte pauser, hvor I laver energigivende øvelser.
  • Lav passende pauser til mail og telefonopkald, så de ikke fylder på mødet.

Find ud af hvad grunden er til, at I har udfordringer med at holdet tempoet i mødet. Er det fordi der snakkes udenom eller fordi I har for mange punkter i forhold til den tid, der er sat af, handler det om styringen af mødet eller noget helt andet?

22. GOD FORBEREDELSE

Er mødet nødvendigt?

God forberedelse = godt møde. Nøglen til indlevende møder ligger i forberedelsen – et godt forberedt møde øger sandsynligheden for, at mødet bliver en succes, fordi du i forberedelse bevidst og struktureret tager stilling til output, indhold og form, herunder metoder, deltagere, tid og ikke mindst formål.

Tips og tricks

  • Overvej, om mødet er nødvendigt. Der bliver spildt utrolig meget tid på møder, som hverken giver værdi eller mening for deltagerne.
  • Afklar formål og mål med mødet.
  • Afklar mødetype – skal mødet skabe energi? Skabe overblik? Skabe beslutninger? Skabe relationer?
  • Afklar hvem, der skal med.
  • Forbered processen på mødet.
  • Hvilke metoder og virkemidler vil jeg anvende?
  • Hvordan får jeg involveret alle?
  • Hvordan skaber jeg en god stemning?
  • Hvor skal mødet afholdes. Vær opmærksom på om lokalet er egnet og klar til mødet. Det kan være en trist oplevelse at komme til et møde, hvor lokalet roder og det første punkt er at ændre bordopstillingen.
  • Hvordan sikrer jeg høj energi under hele mødet?
  • Hvilket udstyr og materialer har jeg brug for på mødet?
  • Forbered indholdet (giv deltagerne mulighed for at forberede sig, før de kommer, invitér eksperter).
  • Hvis deltagerne skal læse noget på forhånd, så gør det enkelt, kort og indbydende.
  • Formulér mødepunkter, så det opleves som meningsfyldt og relevant for alle deltagere.
  • Forklar hvorfor forberedelse er vigtig, og gør gerne det personlige udbytte tydeligt for deltagerne.
  • Inddrag gerne deltagerne i forberedelsen ved f.eks. at bede dem bidrage med små indlæg på mødet.

 

23. TILPAS MØDEFORMEN, SÅ PROCES OG INDHOLD ER SAMSTEMT

Vi holder ikke op med at lege, fordi vi bliver gamle, vi bliver gamle, fordi vi holder op med at lege.

De sanseindtryk, vi bliver udsat for, er med til at give vores tanker retning. Hvis vi ønsker at se verden fra et nyt perspektiv, er det en god ide at iscenesætte rammerne, så det giver tankerne ny luft.

En nem måde at flytte perspektivet på er at flytte sig fysisk, eller at ændre på de fysiske rammer. Rummet fortæller en historie, og ændrer vi de stimuli, vi udsættes for, ser vi andre muligheder, end hvis vi gør tingene, som vi plejer.

Tips og tricks

  • Tag væk – der har i århundreder været en tradition for at kunstnere tog væk, når de skulle hente inspiration. Nye omgivelser giver andre tanker.
  • Hold mødet gående – walk and talk.
  • Fjern bordet til jeres næste møde.
  • Hold jeres møde som en briefing. Dvs. en lyn-update på 5. min. med de særligt vigtige ting, der er på programmet.
  • Brug flere sanser på mødet – hvornår har du sidst brugt lugtesansen eller følesansen til et møde?
  • Hent viden og inspiration ind i jeres møde. Det kan være i form af eksterne, der kommer med ny viden, eller det kan være eksisterende viden, I samler sammen og bringer ind. Ny viden giver nye perspektiver i processen.
24. KLAR AFSLUTNING PÅ MØDET

Et møde med en sjusket afslutning er som at følge med i en tv-serie uden at se sidste afsnit

Mange møder slutter med, at deltagerne styrter ud ad døren, når mødet er slut eller før det er slut.

Vær opmærksom på at der er tid til at ridse beslutninger og handlingsansvar op på mødet.

En god afslutning giver energi og sikrer, at mødets aftaler og handlingsplaner ikke fortaber sig i tågen.  I slutningen af et hvert møde er det vigtigt, at der kommer en klar markering af, hvad der er kommet ud af mødet, så alle deltagere har en fornemmelse af, at mødet er godt lukket.

Tips og tricks

  • Sørg for, at mødet slutter til tiden og gerne før (det giver energi og oplevelsen af et effektivt møde).
  • Sørg for, at den ordinære dagsorden slutter 5 min før mødets tidsfrist, så der er tid til at afslutte mødet og at lukke mødet godt.
  • Saml op på mødets resultater i forhold til mødets formål.
  • Bed deltagerne kort melde ind, hvad I på mødet besluttede, at de hver især skal gøre inden næste møde og deadlines. Derved får I en offentlig forpligtelse til at udføre opgaven. Skriv gerne aftalerne op på en synlig handlingsplan sammen med deadlines og ansvarlige.
  • Hvis næste møde ikke ligger fast, så læg det fast nu. Det er nemmere at gøre det på stedet end pr. mail eller i Outlook efterfølgende. Husk at gøre deltagere opmærksom på at det er en del af mødet, så alle har deres kalender med.
  • Afslut mødet med en kort evaluering – med det formål at gøre mødet endnu bedre næste gang.

Husk det er det, der sker mellem møderne, som giver møderne værdi

Kontakt os

Vipindi ApS
Ferskvandscentret
Vejlsøvej 51
8600 Silkeborg
Mail: vipindi@vipindi.dk
Cvr: 39891875

Skal vi tage en snak?