For de fleste møder gælder, at det står rimeligt klart, hvad der skal tales om, men ikke hvad der skal komme ud af mødet.
På de fleste møder er der en dagsorden, som fortæller hvilke punkter, der skal behandles på mødet. Men de få overskriftsagtige formuleringer i dagsorden vil sjældent udtrykke, hvad vi skal under punktet.
Ved at præcisere hvilke forventninger, der er til deltagerne under de enkelte punkter, vil det lette forberedelsen og højne udbyttet af mødet. Det giver ikke værdi at forberede sig på at træffe en beslutning, der allerede er truffet.
Det handler om at skabe gode løsninger på kortest mulig tid og samtidig sikre, at deltagerne er med til at skabe løsningen. På den måde understøttes ejerskab og dermed deltagernes engagement ift. at handle på mødets beslutninger.
Undervejs kan der komme nye relevante input. Vær åben overfor dem, men når der skal samles op, er det vigtigt at reducere og forenkle og ikke starte en proces, der lukker op for en ny debat.
Tips og tricks
- Skriv i dagsordenen under hvert punkt, hvad der skal ske under punktet. Er det en beslutning om at gå videre, er det en gensidig orientering, er det en godkendelse, eller?
- Start mødet med at ridse dagsordenen op og spørg til, om den er dækkende. Vær bevidst om, hvad I skal udrette under hvert punkt, og hvad I skal nå frem til. Er det en beslutning, skal I være enige eller?
- Konkluder løbende i forhold til hvad der skal komme ud af punktet. Er det en beslutning, så rids op, hvad beslutningen er, hvem der skal handle på den, og hvornår og hvordan I følger op.
- Brug deltagernes ord i opsamlingen. På den måde signalerer man, at man har forstået deltagerne, hvilket fremmer deltagernes ejerskab. Vær i den forbindelse bevidst om, at I tager afsæt i, hvad der skulle komme ud af mødet.
- Tilføj en ”hvad skal vi udrette kolonne” til dagsordenen.
Vil du selv igang med at arbejde med din rolle som mødeleder, så tag et kig på vores kursus/workshop i effektiv mødeledelse.