Digitale møder er et smart redskab, da det virtuelle rum åbner op for en lang række muligheder ift. det kommunikative aspekt. Derudover er der også andre åbenlyse fordele såsom, at man sparer tid og ressourcer, da man kan sidde på lang afstand og afholde et møde.
Mere mødefacilitering og mindre teknik
Husk at din planlægning og forberedelse af onlinemøder, skal være mindst ligeså grundig som den er til fysiske møder.
Når du er mødeleder på onlinemøder, er det vigtigt, at du laver variation undervejs.
Ellers falder deltagerne i søvn, tjekker mails eller går ud for at hente kaffe.
- Afhold digitale møder af afstemmende eller orienterende karakter, da længerevarende møder og møder med udviklingsmæssig karakter ikke er optimale at afholde virtuelt.
- Hvis du er den eneste mødedeltager på den samme fysiske placering, så brug et headset det gør lyden meget bedre.
Og sikrer samtidig fortroligheden, det er ikke sikkert at familien i stuen skal høre om problemerne med Karen nede fra bogholderiet. - Italesæt nogle af de svære ting, som skal læres ved denne mødeform. F.eks.
- Det kan være svært at styre mødet.
- Den ”hurtige” får mere indflydelse end knap så hurtige deltagere.
- Det er svært at fornemme stemningen på mødet.
- Lav en evaluering i slutningen af dit digitale møde.
Basisteknikken skal dog være på plads, ellers bliver teknikken et forstyrrende element
Vi har dog sikkert alle prøvet at sidde på Skype; Zoom eller Teams hvor teknikken pludselig driller. Lydforbindelsen er måske ustabil og videobilledet er utydeligt. Det kan også være, at der ikke er blevet udvalgt en ordstyrer/mødeleder, og folk snakker dermed i munden på hinanden. Problemerne kan derfor være mange, når man indgår i et digitalt møde, men det behøves faktisk slet ikke at være så svært. For at optimere ens fremtidige virtuelle møder, kan man benytte sig af følgende råd/tricks:
- Det er tilstrækkeligt med et simpelt webcam, f.eks. bare det der er indbygget i den bærbare computer. Husk at hæve computeren, sæt den evt. på en stak bøger, så du ikke bliver vist nedefra.
- Hvis I sidder flere i samme lokale, som skal mødes med en eller flere i et andet lokale, kræver det udstyr med en god mikrofon, gode højttalere og et webcam, som kan dække et bredere område.
- Brug den fornødne tid til at sætte dig ind i værktøjet, som din organisation bruger til digitale møder. Der vil ofte være en række værktøjer som kan hjælpe dig. F.eks. til evaluering af mødet.
Her er en lille liste over programmer og tjenester til virtuelle møder:
Messenger
Facetime
Vil du selv igang med at arbejde med din rolle som mødeleder, så tag et kig på vores kursus/workshop i effektiv mødeledelse.