Det der sker mellem møderne, er det vigtigste for gode møder.
Der er en tommelfingerregel, som siger:
”Hver gang der bruges en 1 time på at forberede, klargøre og formidle en beslutning, så skal der bruges 4 timer på at implementere den (følge op)”. Så husk tiden til opfølgning på beslutninger er lige som saftevand. Det skal blandes i forholdet 1 til 4.
Første skridt i forhold til at sikre opfølgning er, at beslutningerne bliver husket. Derfor skal der være et referat eller anden dokumentation, som fastholder de beslutninger, der er truffet.
Tips og tricks
- Sørg for, at de væsentlige beslutninger er dokumenteret senest 3 dage efter mødet og helst lige efter eller i forlængelse af mødet.
- Husk deadline og tovholder. Hvis 2 skal dele en opgave, er der en tendens til de får 30 procent hver. Resten falder nemt ned mellem stolene.
- Følg altid op senest 14 dage efter et møde, ellers vil alt være glemt. Følg op flere gange.
- Hav et positivt udgangspunkt, når du følger op. Gå ud fra, at jeres aftaler gælder, og beslutningen er ført ud i livet som aftalt. Det handler om at sikre en deadline-kultur, hvor alle selvfølgelig overholder det, de har lovet til den aftalte tid.
- Sæt ikke nyt i gang, før I er i mål med det i allerede har aftalt at lave.
- Brug nysgerrighed og spørgsmål: ”Jeg er nysgerrig efter at høre, hvordan det går”, ”Hvad er næste skridt?” ”Hvem kan hjælpe med det her?”
- Gør opfølgning til en del af dagsordenen på jeres møder.
- Sæt tid af til implementering af jeres beslutninger.
- Lav en implementeringsplan. Husk formål, hvad skal gøres, hvad er den nuværende situation, hvad er den ønskede situation, hvem gør hvad hvornår, hvad er succeskriteriet, og hvornår evaluerer vi.