En dygtig referent kan redde et dårligt møde.
Referatet fra et møde er dokumentationen, som sikrer, at alle ved, hvad de skal gøre, indtil næste møde.
Det er ofte op til referenten at bestemme, hvordan referatet skal udarbejdes. Det sker pr. automatik frem for, at der træffes et bevidst valg om, hvad referatet skal bruges til.
- Skal referatet informere om, hvad der er sket på mødet?
- Skal referatet dokumentere beslutninger, udtalelser og kunne fungere som juridisk dokumentation?
- Skal referatet fungere som grundlag for det videre arbejde – til at sikre handling?
Tips og tricks
- Overvej formålet med mødet og formålet med referatet. Beslut, om der skal laves et beslutningsreferat, diskussionsreferat eller et ordret referat.
- Gør referatet så kort som muligt. Det sparer tid for såvel referent som læsere. Som regel er der kun brug for at få gengivet de vigtigste aftaler og beslutninger.
- Dagsordenen kan fungere som dispositionen til referatet. Udnyt det og saml dagsorden og referat i ét.
- Overvej andre typer af referater end det skrevne. Billedreferater er ofte nemmere at huske og hurtige at lave. Tag billeder af plancher mv. fra mødet, og brug det som referat, eller supplér referatet med billederne.
- Involver mødedeltagerne i at tegne mødets beslutninger. Det er en sjov gimmick, som kan være med til at lagre budskabet i processen. Tegningerne kan efterfølgende hænges op et centralt sted.
- Sæt tid af i din kalender til at skrive referatet straks efter mødet.
- Dokumentér mødet undervejs, så referatet er færdigt, når mødet er færdigt.
- Udsend gerne referatet umiddelbart efter mødet og senest 3 dage efter mødet. Referater er letfordærvelige og kan ikke holde sig.
- Brug en fast skabelon til referater. Det er effektivt for såvel referent som læser.