Der er kun én måde at få møder til at begynde til den aftalte tid – det er ved at begynde til tiden.
Bliver det normen, at mødestart som udgangspunkt er forsinket, vil det nemt skabe en kultur, hvor alle kommer dryssende. Ved faste møder kan man godt forvente og praktisere en stram mødekultur. Det handler om vaner, og derfor skal deltagerne vænne sig til at komme til tiden, og at mødet faktisk starter til tiden.
Ved ad hoc møder kan man tillade sig at være lidt mere rummelig i forhold til mødetider end ved faste møder – specielt hvis der er eksterne deltagere med til mødet.
Tips og tricks
- Start med dig selv – kom selv lidt før mødestart.
- Forpligt hinanden til at starte til tiden. Aftal, at I starter til tiden på næste møde – og gør det!
- Hav tillid til, at det ikke er med vilje, at deltagerne kommer for sent. Læg dog mærke til ”dryssende mødedeltagere”. Bed dem komme til tiden næste gang. Er det kendt viden (og en varm kartoffel), at de samme deltagere kommer for sent igen og igen, kan en høflig konfrontation en-til-en efter mødet være det, der skal til for at ændre adfærden.
- Aftal at starte mødet 5 minutter over hel, så deltagerne kan nå frem til tiden.
- Tænk over planlægningen af mødet – er der gode grunde til, at deltagerne kommer for sent?
- Angrib problemet med humor. Lav en konkurrence, hvor 3 x afdelingsmøde, som starter til tiden, udløser flødeboller på husets regning eller 3 x for sent koster kage.
- Sæt et vigtigt punkt på agendaen som det første eller start med noget ”sjovt”, så man får en fornemmelse af at gå glip af noget, hvis man ikke kommer til tiden.
- Er der brug for, at mødet starter med udveksling af nyheder, og hvad mødedeltagerne har oplevet siden sidst, så gør det til en del af mødet. Lad det foregå indenfor et aftalt tidsrum og fremgå af agendaens tidsplan.
- Definer jeres spilleregler i forhold til, hvordan I ønsker, det skal være med jeres mødedisciplin.
Inspiration og værktøjer
- Gå et spadestik dybere og find ud af, hvorfor I ikke starter til tiden. Brug en 5 x hvorfor analyse til at finde ind til årsagerne.